Wie Sie eine Handelsrechnung ausfüllen

Beim internationalen Versand stellt die Handelsrechnung eines der wichtigsten Dokumente dar. Die Handelsrechnung enthält wichtige Informationen für die Freigabe Ihrer Waren durch die Zollbehörden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass die Informationen vollständig und korrekt sind.

Was ist eine Handelsrechnung?

Die Handelsrechnung ist ein wichtiges Warenbegleitdokument, das für den internationalen Versand benötigt wird. Es enthält Informationen für die Zollbehörden, mit denen sie bewerten können, ob die Waren ein- oder ausgeführt werden dürfen und welche zusätzlichen Kontrollen erforderlich sind. Außerdem können damit Zölle und Steuern bestimmt werden.

Jede Sendung muss von einer Handelsrechnung begleitet werden.

Welche Angaben muss ich machen?

Die Rechnung sollte vorzugsweise auf Papier mit einem Firmenbriefkopf gedruckt werden. Die Informationen müssen in englischer Sprache sein und Angaben zu Ihrem Unternehmen wie Adresse, Kontaktinformationen und Steuernummer umfassen. Sie müssen auch die gleichen Angaben zum Empfänger machen.

Grund der Ausfuhr

Geben Sie an, warum Sie die Artikel versenden – sind diese verkauft worden oder handelt es sich um ein Geschenk?

Versanddatum und Frachtbriefnummer

Die Frachtbriefnummer ist die Nummer Ihres Spediteurs und wird auch als Luftfrachtbriefnummer bezeichnet. Für Administrationszwecke können Sie auch die Rechnungs- und die Bestellnummer angeben. Allerdings ist dies seitens der Zollbehörden nicht immer zwingend erforderlich.

Incoterms®

Durch sie wird festgelegt, wer während des Versands für das Paket verantwortlich ist. Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Incoterms®-Webseite. 

Warenbeschreibung

Beschreiben Sie die Waren genau. Verwenden Sie anstatt einer allgemeinen Angabe wie "Kleidung" besser eine detaillierte Warenbeschreibung wie "Herren-T-Shirts, 80 % Baumwolle, 20 % Polyester". Benutzen Sie keine internen Produkt-Codes des Unternehmens, um die Waren zu beschreiben. Wenn das Paket Markenartikel enthält, geben Sie die Marke und die Modellnummer an. Erfahren Sie mehr über das Erstellen einer eindeutigen Warenbeschreibung mit unserem Video und Leitfaden. 

Warenmenge

Wenn Sie unterschiedliche Produkte versenden, geben Sie bitte jeweils die Menge der einzelnen Produkte in einer zutreffenden Maßeinheit an. So erfolgen beispielsweise die Angaben von Einzelteilen und Gegenständen häufig in Stückzahlen, von Schuhen in Paaren, von Flüssigkeiten in Volumen und von Trockengütern in Gewicht.

Zolltarifnummer (HS-Code)

Mit dieser Nummer können die Zollbehörden erkennen, welche Art von Waren Sie versenden. Außerdem können damit Zölle und Steuern festlegt werden. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Webseite zu Zolltarifnummern (HS-Codes)

Deklarierter Warenwert

Deklarieren Sie den tatsächlichen Warenwert der Sendung. Das ist der Marktwert der Waren inklusive Angabe der Währung. Wenn der Warenwert nicht angemessen erscheint, kann der Zoll Sie oder Ihren Empfänger um den Nachweis des Wertes bitten, den Sie auf der Rechnung angegeben haben. Mehr Informationen zur Deklaration des Warenwerts finden sie in unserem Video und Leitfaden zu diesem Thema.  

Versicherungskosten

In der Handelsrechnung müssen Sie gegebenenfalls Fracht- und Versicherungskosten separat ausweisen. Führen Sie Versicherungs- und Frachtkosten als separate Posten auf, sonst kann es sein, dass die Zollbehörden diese Kalkulation selbstständig vornehmen und sie zahlen mehr als nötig.

Ursprungsland

Hier wurden die Produkte ursprünglich hergestellt. Das Ursprungsland ist Nicht zu verwechseln mit dem Land, aus dem die Waren abgesendet werden.

Gewicht

Sie müssen auch Angaben zum Netto- und Bruttogewicht machen. Das Bruttogewicht ist das Nettogewicht plus das Gewicht der Verpackung.

Denken Sie zuletzt an Ihre Unterschrift.

Auf dieser Website finden Sie allgemeine Informationen zum Thema Versand. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Versandbedingungen für Sie gelten, informieren Sie sich bei Ihrem Transportdienstleister. Informieren Sie sich unbedingt vor dem Versand über die Regeln und Vorschriften des Landes, aus dem und in das Sie Waren versenden. Entsprechende Informationen finden Sie zudem in den Websiten der zuständigen Behörden.


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