Prácticas recomendadas para envíos e‑commerce

Un negocio de e‑commerce exitoso se basa en un proceso de envío fluido y riguroso. Por lo tanto, todo, desde el embalaje hasta la documentación, debe hacerse a la perfección.

Sin embargo, enviar mercancías a varios destinos no es una tarea fácil: hay que tener en cuenta distintos procedimientos y normativas aduaneras. Es por eso que elaboramos esta lista de verificación para ayudarlo a navegar por el complejo mundo del envío internacional para el e‑commerce.

 

Encabezado de introducción e‑commerce

1. Embale sus mercancías correctamente

Es fundamental que el envío llegue seguro y sin daños a su destino. Esto puede ser complicado si las mercancías tienen que viajar mucho, pero nuestra guía sobre cómo evitar errores frecuentes le ayudará a garantizar que se embalen correctamente.

Al elegir el envoltorio, es una buena idea tener en cuenta el clima local y las circunstancias de entrega. Si envía productos que varían en tamaño, es posible que desee buscar embalajes ajustables como sobres impermeables para prendas de vestir o embalajes de envoltura ajustable para el envío de libros. 

 

2. Asegúrese de etiquetar sus envíos correctamente

Al enviar mercancías peligrosas o frágiles, o mercancías con temperatura controlada, es fundamental etiquetarlas correctamente. De esa forma evitará daños, retrasos o accidentes potencialmente perjudiciales.

Nuestra guía sobre el envío de mercancías peligrosas explica con más detalle el embalaje y la documentación necesarios. Para otros tipos de mercancías, su transportista podrá facilitarle etiquetas e instrucciones visuales.

3. Averigüe si sus productos están regulados

Primero, verifique con las autoridades aduaneras locales si el producto que envía está regulado en el país de destino. Luego, compruebe qué autoridades lo regulan y vea qué debe hacer para cumplir. Recuerde, las normativas son dinámicas y pueden cambiar, por lo que le recomendamos realizar comprobaciones regularmente.

¿No sabe por dónde empezar? Eche un vistazo a nuestra página de productos regulados para descargarse una guía paso a paso.

4. Defina quién es responsable del pago de aranceles e impuestos.

Dependiendo de las mercancías y su valor, es posible que deban pagarse aranceles e impuestos cuando su envío pasa por la aduana. Usted (el vendedor) o el destinatario pueden cubrir estos costes.  

No mencionar los aranceles e impuestos es una estrategia arriesgada que puede llevar a un mayor número de envíos de devolución de compradores que se negarán a pagar la factura. La transparencia es el camino a seguir. Es posible que a sus clientes no les importe pagar, pero seguro que no querrán sorprenderse con una factura inesperada. Recuerde incluir también los Incoterms que definen este acuerdo en la factura comercial de su envío. 

Si desea que su cliente cubra los aranceles e impuestos:

  • Añada una exención de responsabilidad a su tienda web y notifique a sus clientes antes de que completen el pago. Esta puede ser una solución práctica si vende una gran cantidad de productos de precio bajo a medio. 
  • Integre una herramienta de la tienda web que calculará los aranceles e impuestos que sus clientes deberían esperar pagar. Esto puede resultar útil si vende productos caros y exclusivos.
  • Añada aranceles e impuestos al importe total al momento del pago. Su transportista deberá organizar el pago a las autoridades aduaneras e incluso podrá adelantarlo por usted.

5. Indique el valor exacto

Las aduanas utilizan el valor para calcular los aranceles e impuestos. Por eso es importante incluir el valor minorista exacto de los productos en la factura. Si aduanas duda del valor declarado, puede solicitar al cliente que proporcione prueba de una transacción o un recibo comercial. Mientras tanto, retendrán el envío, incurriendo en costes adicionales. 

Al indicar el valor, recuerde:

  • Indique la cantidad de cada artículo usando una unidad de medida aplicable
  • Mencione los gastos de envío, si los cubre el cliente
  • Sea claro si se aplican descuentos. Si se utilizó un código de descuento, es posible que desee incluirlo en la factura comercial.

Tenga en cuenta que la infravaloración de los bienes puede ocasionar multas y demoras en el envío. Si aduanas encuentra que sus envíos están infravalorados de forma repetida, las multas pueden aumentar y todos sus envíos serán revisados cuidadosamente por las autoridades aduaneras.

6. Prepare la documentación

Asegúrese completar los siguientes documentos:

  • Incluya siempre una factura comercial completa con una descripción detallada de su mercancía, código HS, Incoterms y un valor comercial exacto. Si los gastos de envío fueron cubiertos por el cliente, es importante indicarlos en la factura comercial. 
  • Asegúrese de que su albarán también esté completo con los detalles del envío
  • Recuerde incluir todos los detalles de su empresa, como la dirección y la información de contacto. Tenga en cuenta que algunos países exigen un número de exportador registrado o un comprobante de registro de minorista de e‑commerce.
  • Asegúrese de que los datos del destinatario estén completos. Algunos países requieren números de identificación de importador, como el número EORI para los clientes comerciales situados en la UE, un número PCCC cuando se envían a clientes con sede en Corea o KYC para los productos que se dirigen a la India. 
  • Si envía productos regulados, recuerde incluir las licencias y permisos exigidos por las autoridades aduaneras
  • Verifique si se necesita una prueba de origen. Es posible que deba proporcionar un certificado de origen, una declaración preferencial o ambos, según los Tratados de Libre Comercio (TLC) vigentes. 

¿Acaba de iniciarse en el e‑commerce? Consulte nuestra guía detallada sobre cómo configurar sus documentos de e‑commerce.

7. Utilice documentos digitales siempre que sea posible.

Si las autoridades aduaneras de su país manejan documentos electrónicamente, registrarse con ellos agilizará los procedimientos para reclamar la exención de aranceles y beneficiarse de los acuerdos preferenciales. 

Al enviar la documentación online, su transportista podrá detectar rápidamente los documentos incompletos e incluso pasar la aduana antes de que el paquete llegue al país de destino.

8. Supervise su primer envío

Una vez que haya realizado su primer envío a un nuevo destino, recuerde realizar un seguimiento de su progreso. Es posible que desee comunicarse con sus clientes para ver si han tenido algún problema con el envío. Si surge algún problema, es importante reaccionar rápidamente y trabajar junto con su transportista para asegurarse de que el proceso se desarrolle sin problemas.

9. Gestione sus envíos retenidos en aduana

Si las mercancías no son despachadas por la aduana el día de llegada, se mantendrán bajo fianza. La razón más común de esto es una descripción de la mercancía mal detallada en la factura comercial. Otra razón es que le faltan los datos de contacto del destinatario y, como resultado, el transportista no puede comunicarse con ellos para obtener instrucciones de autorización específicas.

Si su paquete queda retenido, el transportista le notificará en un plazo de 24 horas. A menos que se acuerde lo contrario, los envíos retenidos generalmente se devolverán al remitente después de cinco días, incurriendo en costes adicionales. Dependiendo del valor de la mercancía, el volumen de envío y los costes de envío, destruir o abandonar la mercancía puede ser más eficiente en algunos casos. Si elige este escenario, recuerde notificar a su transportista con anticipación.

10. En caso de duda, comuníquese con su transportista

Cuando configura su negocio de e‑commerce y determina el proceso de envío, su transportista es su mejor socio. Comuníquese con ellos para obtener asesoramiento y apoyo, y consulte las herramientas que ofrecen para ayudarlo a agilizar el proceso.

Esta web está diseñada para proporcionar información general relacionada con el envío. Si no está seguro de los requisitos de envío aplicables a su caso, compruébelos con su empresa de transporte. Antes de realizar el envío, asegúrese de consultar las normas y los reglamentos del país. Puede encontrar esta información en las páginas web gubernamentales.


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