E-commercezendingen: beginnersgids

Als u goederen op het internet verkoopt, moet u die goederen bij uw klanten krijgen. Dat is waar verzending om de hoek komt kijken. Van prijzen, verpakking, tracking en verzekering tot vervoerders, retouren, winstgevendheid en nog veel meer, wij maken u wegwijs in de basisprincipes van e-commercezendingen.

Koptekst introductie e-commerce

Wat is e-commerce?

E-commerce (elektronische handel) is de verkoop van goederen of diensten op het internet. Het staat ook bekend als online retail, e-tailing of online shopping. De goederen of diensten worden aangeboden in een webshop. Dit is een e-commercebedrijf. Wanneer u een online shop bezoekt om een paar schoenen te kopen, dan neemt u deel aan de e-commerce. Naast de transactie van goederen en diensten online, gaat e-commerce ook gepaard met de overdracht van geld en gegevens. 

Er zijn verschillende soorten e-commercebedrijven: business-to-consumer (B2C) en business-to-business (B2B). Er is ook een vorm van e-commerce van consument tot consument (C2C). Deze vindt plaats op onlineplatforms waar particulieren artikelen rechtstreeks aan elkaar verkopen. E-commerce is niet alleen nuttig voor grote ondernemingen, maar geeft ook midden- en kleinbedrijven de kans grotere markten te bereiken. Bovendien is het populair, aangezien e-commerce jaar na jaar een grotere speler in de detailhandel wordt en het een steeds groter deel van de wereldwijde verkoop voor zijn rekening neemt.

Wat zijn e-commercezendingen?

Verzendingen vormen een essentieel onderdeel van het e-commerceproces, omdat daarmee online gekochte producten van de verkoper naar de koper worden vervoerd. Na de digitale transactie wordt de fysieke overdracht van goederen geregeld. 

Maar e-commerceverzendingen zijn ingewikkelder dan gewoon iets op de post doen. Het gaat om voorraadbeheer, verpakking, budgettering, timing, werken met een vervoerder, retouren, omruilingen en nog veel meer. Om te verzenden is het voor een e-commercebedrijf belangrijk om een goede verzendstrategie te hebben en een goede werkrelatie met hun vervoerder.

Wat is het verschil tussen binnenlandse en internationale zendingen?

Verzendingen kunnen binnenlands zijn: in uw eigen land, of internationaal: over de grenzen naar andere landen en economische zones. Wanneer u een webshop lanceert, kunt u kiezen voor verzendingen in eigen land, internationaal, of beide.

Internationale verzendingen zijn nog ingewikkelder. Een pakje moet langs de douane wanneer het een land verlaat, en het moet weer langs de douane om het land van bestemming binnen te komen. Dit kan resulteren in meer administratieve vereisten, papierwerk en kosten. Lees meer over onze e-commercegids voor internationale verzendingen.

Beginnen met e-commerceverzending in acht stappen

Hoewel de vervoerder verantwoordelijk is voor het vervoeren van uw pakketten van A naar B, zijn er nog veel aspecten waar uw e-commercebedrijf voor moet zorgen. Voordat u met de verzending begint, volgt u de volgende acht stappen:

1. Stel de verzendstrategie voor uw e-commerce op

Een verzendstrategie is een logistiek plan dat volledig op uw bedrijf is afgestemd. Dat gaat van financiële aspecten, zoals de prijsopties voor uw verzending, tot marketingfactoren, zoals branding en het traject dat de klant aflegt. Er zijn ook technologische aspecten, zoals geïntegreerde verzendtechnologie. Een duidelijke strategie kan de verkoop stimuleren en uw bedrijf laten groeien.

De verzendstrategie voor uw e-commerce moet de volgende onderwerpen behandelen:

  • Bestemmingen: Waar gaat u naartoe verzenden?
  • Vervoerders: Welke vervoerder kiest u? Hoeveel rekenen zij? Welke services hebt u nodig? 
  • Timing: Hoe snel wilt u dat uw goederen aankomen?
  • Kosten en prijzen: Wat worden uw verzendkosten? Wie betaalt? Biedt u snelle of betaalbare verzending, of allebei?
  • Verpakking en etikettering: Hoe gaat u uw goederen verpakken (en van uw merk voorzien) voor verzending? Hoe gaat u uw pakketten etiketteren?
  • Douanedocumenten: Welke papieren hebt u nodig voor internationale verzendingen? Zijn hier btw en invoerrechten van toepassing?
  • Retouren en omruilingen: Wat is uw retour- en omruilbeleid?
  • Technologie: In hoeverre wilt u verzendingen integreren in uw webshop?

Dat is het uitgangspunt voor uw strategie. Laten we nu dieper ingaan op elk onderwerp.

2. Vervoerders en hun diensten onderzoeken

Het voornaamste doel van een verzendbedrijf is een pakket binnen een bepaalde periode te leveren tegen een overeengekomen prijs. Maar e-commercebedrijven hebben vaak behoefte aan extra diensten van vervoerders, die kunnen bestaan uit:

  • Verzekering: Om verlies of beschadiging van een pakket te dekken tijdens het vervoer
  • Pakket volgen: Zodat verzenders en ontvangers de voortgang van een verzending kunnen volgen (een dienst die tegenwoordig steeds meer wordt gebruikt)
  • Flexibele leveringsmogelijkheden voor ontvangers: Zoals aanpasbare leveringstermijnen, express-levering, levering in het weekend of lokale afhaling 
  • Samenvoeging: In bulk samenvoegen van meerdere pakketten naar een specifieke bestemming om de kosten te drukken of de douaneafhandeling te stroomlijnen
  • In- en uitklaring douane: Om te zorgen dat internationale zendingen eenvoudiger langs de douane gaan
  • Retourservices: Van het genereren van retourlabels tot het aanvragen van terugbetaling van invoerrechten voor internationale retourzendingen
  • Geïntegreerde webshopfuncties: Verzend-API's (Application Programming Interfaces) integreren verzendfunctionaliteiten rechtstreeks in online winkels om realtime vervoerderstarieven, adresvalidatie, volgen van pakketten of berekenen van btw en invoerrechten aan te bieden
  • Bedrijfsaccounts: voor een betere klantenservice met uw eigen accountmanager

Misschien vindt u één vervoerder die aan al uw behoeften voldoet, of misschien hebt u een aantal vervoerders nodig voor verschillende doeleinden, zoals voor binnenlandse, internationale of retourzendingen. Bekijk onze gids met vervoerders voor internationale zendingen voor meer informatie.

3. De verzendkosten begrijpen

Voordat u uw verzendtarieven voor klanten vaststelt, is het belangrijk te weten wat van invloed is op de verzendkosten van uw vervoerder. De belangrijkste factoren zijn:

  • Pakketgrootte en -gewicht: Past het in een standaard enveloppe of in een pakket? Is het een onhandig of extra groot pakket?
  • Volumegewicht of de dichtheid van het pakket: Dit is de grootte in verhouding tot het gewicht
  • Adressen van herkomst en bestemming: internationale verzendingen en verzenden over lange afstanden kosten natuurlijk meer

Houd rekening met andere voorkeuren of behoeften die u kunt hebben, zoals:

  • Leversnelheid: bijvoorbeeld express- versus normale levering
  • Extra vervoersdiensten: Diensten zoals verzekering, tracking of in- en uitklaring
    douane
  • Douanetoeslag: Op sommige internationale zendingen wordt een douanetoeslag berekend, zoals invoerrechten, belastingen en eventuele verwerkingskosten aan de kant van de vervoerder

Zodra u op de hoogte bent van deze gegevens, kunt u de tarieven van de verschillende vervoerders vergelijken. Wanneer u enkele voorbeeldtarieven hebt, kunt u nagaan wat de verzendkosten zijn in verhouding tot de totale prijs van uw product. 

De verzendkosten kunnen verrassend snel oplopen, dus maak een overzicht om te zien hoe ze zich verhouden tot uw winstmarge. Voor meer informatie gaat u naar onze pagina over wat de verzendingsprijs beïnvloedt.

4. Bepaal uw verzendtarieven en -snelheden

Wanneer u een voordelige verzendregeling met een vervoerder hebt gevonden, kunt u vervolgens de tarieven voor e-commerceverzendingen vaststellen die klanten moeten betalen. Dit wordt vooral bepaald door uw financiële strategie en door wie u de kosten wilt laten dragen (of u betaalt, uw klant betaalt, of allebei). 

Het is raadzaam om een paar leveringsmogelijkheden aan te bieden, zodat de klanten er één kunnen kiezen die het best bij ze past. Een aantal veelvoorkomende zijn:

  • Gratis verzending: voor aankopen boven een bepaalde waarde
  • Vaste verzendkosten: binnen een land of regio
  • Realtime vervoerderstarieven: worden direct berekend bij het afrekenen in de webshop
  • Express- of standaard levering: geeft klanten de mogelijkheid om de leversnelheid tegenover kosten af te wegen
  • Gratis of met korting ter plaatse leveren of afhalen: via afhaalpunten van de vervoerder

5. Verpakkingen, verpakken en etiketteren

Wat de fysieke voorbereiding van uw goederen voor het vervoer betreft, zijn er drie belangrijke aspecten waarmee u rekening moet houden: 

Verpakking 
De materialen waarin u uw goederen verpakt, dienen ook als mogelijkheid om uw merk onder de aandacht te brengen en om indruk te maken op de ontvanger. Een creatieve, verrassende of milieubewuste verpakking kan de ervaring van de klant verbeteren, zoals blijkt uit de groeiende trend van unboxing-video's.

Verpakken
Behalve het uiterlijk is ook de manier waarop een zending is verpakt enorm belangrijk voor de veilige aankomst ervan. De juiste maat doos gebruiken, de doos goed sluiten en weten hoe u breekbare voorwerpen moet inpakken met een geschikte vulling, zijn enkele van de basisprincipes waarmee u veelgemaakte fouten bij het inpakken kunt vermijden.

Etikettering
Een verzendetiket moet niet alleen de juiste gegevens bevatten, maar de plaatsing ervan op het pakket is ook belangrijk, meestal op de grootste of bovenste vlakke kant. Een verkeerd of beschadigd etiket kan ertoe leiden dat uw pakket vertraging oploopt. Zie een pakket etiketteren voor meer informatie.

6. Douanevoorschriften (voor internationale verzendingen)

Als u een e-commercepakket internationaal verstuurt, moet het in het land van bestemming door de douane worden ingeklaard voordat het de ontvanger kan bereiken. Hierdoor gelden er extra vereisten voor internationale verzendingen. Specifiek de volgende:

  • Douanedocumenten: Moet u extra documenten of gegevens verstrekken voor de verzending?
  • Regelgevingen: Moet uw bedrijf of product voldoen aan de voorschriften in het land van bestemming? 
  • Btw en invoerrechten: Worden er invoerrechten of verkoopbelastingen geheven wanneer uw goederen het land van bestemming binnenkomen?
  • Retouren: Wat is uw procedure als een klant om een retour of omruiling vraagt?

Voor meer informatie, kunt u onze e-commercegids voor internationale verzendingen raadplegen.

7. Retouren en omruilingen

Binnenlandse retourzendingen kunnen vrij eenvoudig zijn, zolang u maar duidelijk bent richting de klanten over wie verantwoordelijk is voor de kosten.

Internationale retourzendingen zijn nog ingewikkelder. Als er btw en invoerrechten zijn betaald, moet u misschien de douane in het land van bestemming om terugbetaling vragen (terugbetaling van invoerrechten), en ook om vrijstelling (vrijstelling van rechten) als de goederen uw eigen land weer binnenkomen. Internationale vervoerders kunnen u vaak helpen om dit proces te doorlopen. 

Net als bij de verzendtarieven en -snelheden kunt u de klanten een aantal retourmogelijkheden bieden. Lees onze gids over e-commerceretouren voor meer informatie.

8. Begin met verzenden en wordt gaandeweg beter

Zoals met alles kunt u het beste gewoon de sprong wagen en beginnen met verzenden. Uw verzendstrategie kunt u dan gaandeweg aanpassen. Volg uw zendingen, reageer snel op eventuele vertragingen of vragen van klanten en streef naar de beste werkwijze in e-commerceverzendingen.

Zodra uw bedrijf begint te groeien, zijn er enkele verzendfuncties die u kunt ontwikkelen, zoals:

  • Een bedrijfsaccount openen bij uw vervoerder: om toegang te krijgen tot extra diensten of goedkopere tarieven
  • Verzendtools integreren in uw online winkel: zoals nauwkeurigere verzendopties of voorraadbeheer
  • Verzending afstemmen op klantenservice en communicatie: Klanten vooraf informeren over bijv. btw en invoerrechten, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten of zodat u ze ondersteuning kunt bieden
  • Overweeg een magazijn voor afhandelingen of 3PL (externe logistieke partner) : als u uw verzendcapaciteit uitbreidt en extra ondersteuning nodig hebt.

Relevante onderwerpen