Internationale zending voor e-commerce

Uw e-commercebedrijf groeit en u bent klaar om in nieuwe landen en werelddelen te gaan verkopen. Dat betekent internationale verzendingen en alles wat daarbij komt kijken, van douanepapierwerk tot btw en invoerrechten. Het is tijd om aan uw internationale verzendstrategie te werken.

Koptekst introductie e-commerce

1. Waarom zijn internationale verzendingen anders voor e-commerce?

Het is iets ingewikkelder dan bij binnenlandse verzendingen, omdat er nu goederen tussen landen worden geëxporteerd en geïmporteerd. Dat betekent dat u met meer aspecten rekening moet houden, zoals:

  • Aanvullende documentatie: voor de douane om goederen in te klaren
  • Aanvullende voorschriften: de goederen moeten voldoen aan de voorschriften van het land van bestemming
  • Aanvullende kosten: zoals invoerrechten, belastingen en aanvullende kosten
 

Welke invloed hebben regionale overeenkomsten op zendingen?

Zij vereenvoudigen het import- en exportproces, wat inhoudt dat er minimale douanevoorschriften zijn om goederen te verzenden tussen buurlanden met regionale overeenkomsten. Voorbeelden zijn:

  • Verzendingen tussen EU-lidstaten 
  • Verzendingen tussen de VS, Canada en Mexico (NAFTA)
  • Verzendingen tussen Rusland, Kazachstan, Wit-Rusland en andere lidstaten van de Euraziatische Economische Unie (EEU)

2. Internationale koeriersdiensten

Behalve een pakket van A naar B brengen, bieden vervoerders ook vele andere diensten aan voor internationale zendingen, zoals expreslevering, verzekering, in- en uitklaring douane, tracking en samenvoegingen.

Andere diensten, zoals verzendintegratie in de webshop, flexibele leveringsmogelijkheden en internationale retourzendingen, zijn afgesteld op de e-commercezending. Het is belangrijk dat u deze koeriersdiensten verkent en uitzoekt welke het best bij uw verzendbehoeften passen.

3. Douanedocumenten

Wanneer u een aankoop naar een klant in een ander land verzendt, is het van essentieel belang dat uw douanedocumenten in orde zijn. Dit zorgt voor een soepele levering en voorkomt dat goederen door de douane worden vastgehouden.

Hoe bereid ik de documenten op de juiste manier voor?

Hoewel het papierwerk afhankelijk is van het soort goederen dat wordt verzonden, de waarde en het land van bestemming, zijn er tien belangrijke stappen die gewoonlijk voor alle zendingen hetzelfde zijn:

In 10 stappen het douanepapierwerk voor e-commerce voorbereiden

  1. Stel uw handelsfactuur op
  2. Schrijf een nauwkeurige beschrijving van de goederen
  3. Classificeer uw goederen met een HS-code
  4. Identificeer het land van productie van uw goederen 
  5. Controleer of er vrijstellingen van btw en invoerrechten zijn
  6. Identificeer alle andere autoriteiten die uw goederen reguleren
  7. Bepaal de Incoterms® die u toepast op uw klant
  8. Bepaal de btw en invoerrechten die ik moet betalen
  9. Vereiste douanedocumenten identificeren
  10. Stel uw douanedocumenten op of verzamel ze

4. Regelgeving van de overheid

Behalve voorschriften voor de import en export stellen veel landen nog andere eisen aan goederen, die per product en land verschillen. De VS hebben bijvoorbeeld strenge veiligheidsvoorschriften voor brillen, die door de FDA zijn vastgesteld. Voor een zonnebril die naar de VS wordt verstuurd, betekent dit dat er een 'Drop Ball Test'-certificaat bij de douanedocumenten moet worden gevoegd. 

Hoe bepaal ik de voorschriften voor een product?

Voordat u een product naar een nieuw land verzendt, moet u het volgende controleren:

  • Wordt het product in het land van bestemming gecontroleerd?
  • Welke autoriteiten regelen het?
  • Wat moet ik doen om aan de voorschriften te voldoen? (bijv. registratie, vergunning of licentie aanvragen)
  • Welke documenten moet ik voorleggen om aan te tonen dat ik aan de voorschriften voldoe?

Wat zijn de meest gereguleerde producten?

Enkele van de meest voorkomende zijn:

  • Voedsel (bijv. zuivelproducten, noedelsoepen)
  • Vuurwerk
  • Zonnebrillen
  • Speelgoed voor kinderen
  • Diamanten
  • Horloges
  • Wapens (met inbegrip van replica's, onderdelen en munitie)
  • Drugs en medicijnen onder toezicht
  • Alcoholische en niet-alcoholische dranken
  • Verzendingen van kleding van meer dan een bepaalde waarde
  • Mobiele telefoons, laptops, e-bikes en andere elektronica met een lithiumbatterij

Dus voordat u naar een nieuw land gaat verzenden, moet u nagaan welke autoriteiten uw product in dat land reguleren, en welke documentatie ze (eventueel) nodig hebben. Vergeet ook niet dat vervoerders bepaalde producten niet kunnen verzenden. Controleer dus altijd of de goederen die u wilt verzenden door uw vervoerder worden geaccepteerd.

5. Btw en invoerrechten e-commerce

Goederen die een nieuw land binnenkomen, kunnen worden onderworpen aan btw en invoerrechten. Btw is een soort belasting op grensoverschrijdende goederen die geïnd wordt door de douane als overheidsinkomsten en om lokale bedrijven te beschermen. Belastingen (zoals btw) zijn een verkoopbelasting die wordt geheven op gekochte producten, inclusief producten die in het buitenland zijn gekocht. 

Eventuele btw of invoerrechten op een zending moeten door u of door uw klant worden betaald. Als verkoper kunt u via de Incoterms® bepalen wie verantwoordelijk is voor het betalen van deze kosten. De meest gebruikte termen bij e-commercezendingen zijn Delivered Duty Paid (DDP, de verkoper betaalt) en Delivered At Place (DAP, vroeger DDU, de koper betaalt). Om de verwachtingen van de klant te beheren en een soepele verzending te garanderen, is het belangrijk om deze voorwaarden duidelijk te communiceren, zowel op uw webshop als op de handelsfactuur.

Ongeacht wie betaalt, btw en invoerrechten hebben een directe invloed op de kosten van het product. Neem daarom, voordat u een product naar een nieuwe bestemming verzendt, contact op met uw vervoerder of inklaringsagent om de btw en invoerrechten vast te stellen. Let erop dat veel landen, zoals de VS, een de minimus-drempel hanteren, wat betekent dat zendingen met een waarde minder dan de de minimus vrijgesteld zijn van rechten en/of belastingen.

Nieuwe wetgeving inzake import

Met de groei van de e-commerce voeren veel landen nieuwe voorwaarden in voor de import van goederen. Sommige landen verlagen de belastingvrije de minimus-grens of schaffen die zelfs af. Dit betekent dat u of uw klant deze nieuwe kosten zal moeten dekken, indien van toepassing. Landen die onlangs nieuwe wetgeving inzake import hebben ingevoerd, zijn onder meer: 

  • Noorwegen 
  • Zwitserland
  • Australië
  • De EU (verwacht in 2021)

Handelsovereenkomsten en vrijstellingen van rechten

Dankzij internationale handelsovereenkomsten kunnen bepaalde goederen worden vrijgesteld van btw en invoerrechten, of in aanmerking komen voor een verlaagd tarief. Dit hangt af van de goederen, waar ze zijn geproduceerd en tussen welke landen ze worden verzonden. Vraag bij uw vervoerder of inklaringsagent na of uw goederen daarvoor in aanmerking komen. Het kan zijn dat u een bewijs van herkomst bij uw verzenddocumenten moet voegen.

6. Beste werkwijzen voor e-commercezendingen

Om uw internationale zending soepel te laten verlopen, moet u op de hoogte zijn van de voornaamste valkuilen en weten hoe u die kunt vermijden. Er kunnen zich problemen of vertragingen bij de douaneafhandeling voordoen wanneer de zendingen niet voldoen aan de wettelijke voorschriften van het land van import of export, of wanneer u onjuiste of onvolledige papieren opgeeft. U loopt dan het risico dat uw zending vertraging oploopt, naar de afzender wordt teruggestuurd of zelfs door de douane in beslag wordt genomen.

Waarom worden e-commercezendingen door de douane tegengehouden?

De voornaamste oorzaken van vertragingen bij de douane zijn:

  • Een te lage waarde van het product
  • Ontbrekende documenten voor de douane
  • Onjuiste etikettering op pakketten
  • Intellectuele eigendomsrechten (bijv. namaakgoederen)

Hoe kan ik de kans op problemen bij de douane verkleinen?

Om vertragingen bij de douane en extra kosten te vermijden, is het heel belangrijk dat u:

  • Voor het juiste papierwerk zorgt
  • Uw pakket goed verpakt
  • De juiste waarde van de goederen aangeeft: een te lage waarde kan niet alleen leiden tot vertragingen bij de douane, maar ook tot boetes die worden opgelegd
  • Controleer het verloop van uw eerste zendingen, tot u een soepel en correct verzendproces hebt vastgesteld
  • Reageer snel op goederen die bij de douane worden vastgehouden. Hoe eerder u ontbrekende documenten of informatie verstrekt, hoe eerder de zending uw klant bereikt

7. Retouren internationale e-commerce

Internationale verzendingen voor e-commerce brengen grotere afstanden en een ingewikkelder logistiek met zich mee. Een klant kan er echter toch voor kiezen zijn of haar aankoop terug te sturen. Wanneer goederen binnen een land zijn verzonden, of binnen een economische gemeenschap zoals de EU, kunnen retouren eenvoudig zijn.

Maar wanneer goederen internationaal worden verzonden en er douaneafhandeling aan te pas moet komen, wordt het retourproces extra ingewikkeld. Wanneer dit gebeurt, moet u een structuur hebben om de veilige terugkeer van uw goederen en de terugbetaling van eventueel betaalde invoerrechten te verzekeren.

Het internationale retourproces

De belangrijkste stappen in het retourproces zijn:

  • Documentatie voor een retourzending genereren
  • Verzoek om terugbetaling van invoerrechten
  • Een procedure voor opnieuw ingevoerde zendingen wat betreft btw opstarten

Retouren uit verschillende landen

De regelgeving in sommige landen, zoals Brazilië, China en Indonesië, kan de mogelijkheden beperken om goederen terug te sturen of om btw en invoerrechten terugbetaald te krijgen (als die betaald zijn). Als e-tailer moet u altijd uw opties en de kosten overwegen die met uw retourservice te maken hebben.

Verzendvereisten en -documenten kunnen verschillen per vervoerder. Deze website is bedoeld om algemene informatie omtrent verzenden te geven. Als u niet zeker bent van de verzendvereisten die voor u van toepassing zijn, neem dan contact op met uw vervoerder. Bekijk de regels en voorschriften van het land van verzending en aankomst, voordat u iets verstuurt. Deze informatie kunt u vinden op overheidswebsites.


Relevante onderwerpen